کارمند اداری / دفتری (پیگیری امور روزانه، مکاتبات، بایگانی) - فابا موتور
این عنوان شغلی، یکی از نقش‌های کلیدی و ستون فقرات عملیات اداری در یک شرکت پویا و پیشرو مانند فابا موتور است. فرد دارنده این موقعیت شغلی، مسئولیت حفظ جریان روان اطلاعات، تضمین نظم اداری و پشتیبانی از کلیه بخش‌ها را بر عهده دارد تا اطمینان حاصل شود که کسب‌وکار با حداکثر کارایی و دقت عمل می‌کند.
وظایف و مسئولیت‌های کلیدی:
پیگیری امور روزانه:
نظارت و رهگیری بر روند انجام کارهای جاری بخش‌های مختلف.
پیگیری وضعیت پرونده‌ها، درخواست‌ها و دستورالعلیات داخلی تا حصول نتیجه نهایی.
برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی، یادآوری قرارها و مدیریت تقویم اداری.
پاسخگویی به تلفن، دریافت و هدایت تماس‌ها به persons یا بخش‌های مربوطه به صورت حرفه‌ای.
مکاتبات اداری:
تدوین و تهیه: نگارش، تایپ و تهیه انواع نامه‌های اداری، بخشنامه‌های داخلی، گزارش‌ها و صورتجلسات با رعایت کامل اصول نگارشی و اداری.
ارسال و دریافت: مدیریت ارسال و دریافت پیشنویس‌ها، مکاتبات و اسناد از طریق پست الکترونیک، پست معمولی و سیستم‌های داخلی.
مهر و امضا: پیگیری روند امضا و مهر کردن اسناد و نامه‌های رسمی.
بایگانی و آرشیو اسناد:
طراحی و نگهداری یک سیستم بایگانی منظم، الکترونیکی و فیزیکی برای دسترسی سریع و آسان به اسناد.
طبقه‌بندی، ثبت و گذاری (Indexing) مکاتبات و پرونده‌ها بر اساس موضوع، تاریخ یا شماره.
حفاظت از اسناد محرمانه و اطمینان از امنیت اطلاعات.
کنترل خروج و ورود پرونده‌ها از بایگانی.
مهارت‌ها و دانش مورد نیاز:
مهارت‌های نرم:
تسلط عالی بر زبان فارسی (نگارش و گفتار) و آشنایی خوب با زبان انگلیسی.
سازماندهی و مدیریت زمان: توانایی اولویت‌بندی کارها و مدیریت چندین task simultaneously.
دقت و توجه به جزئیات: اهمیت فوق‌العاده به دقت در تهیه گزارشات و بایگانی اسناد.
مسئولیت‌پذیری و رازداری: قابل اعتماد بودن در برخورد با اطلاعات محرمانه شرکت.
مهارت‌های ارتباطی و رفتاری: برخورد مودبانه و مؤثر با همکاران، مشتریان و شرکا.
مهارت‌های سخت:
تسلط حرفه‌ای به Microsoft Office (مخصوصاً Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری (OA) و سیستم‌های بایگانی الکترونیک.
توانایی تایپ سریع و ده‌گزی.
چرا این شغل در "فابا موتور" مهم است؟
در یک شرکت معتبر و فعال فابا موتور، جریان اطلاعات دقیق و سریع، امری حیاتی است. یک کارمند اداری کارآمد:
کارایی کلی شرکت را افزایش می‌دهد.
از خطاهای ناشی از بی‌نظمی جلوگیری می‌کند.
تصویری حرفه‌ای و منظم از شرکت در ذهن مشتریان و شرکای تجاری ایجاد می‌نماید.
با آزاد کردن زمان مدیران و کارشناسان از کارهای اداری تکراری، به آن‌ها اجازه می‌دهد بر وظایف هسته‌ای و استراتژیک کسب‌وکار متمرکز شوند.